Comment déléguer vos tâches administratives sans crainte : le guide complet

Lorsque l'on gère une entreprise, il est coutume de tout faire soi-même. Mais dans un monde où la productivité est essentielle, les entrepreneurs et professionnels peuvent se sentir submergés par les tâches administratives chronophages. 

Gestion des documents, tenue des registres, facturation, déclarations administratives, planification de réunions, coordination des agendas… Bien qu’elles soient indispensables dans le fonctionnement quotidien des entreprises, les tâches administratives ne sont pas au goût de tout le monde, et on ne va pas se le cacher, la plupart des personnes ont tendance à les procrastiner. En outre, les employés ne sont pas nécessairement experts pour reprendre ce type de tâches.

Déléguer peut être une solution libératrice, cela peut réellement transformer votre façon de travailler et augmenter votre efficacité. En confiant cette activité à des professionnels qualifiés, vous libérez votre esprit et du temps précieux pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise, tout en bénéficiant d’une expertise professionnelle.

Mais comment déléguer sans crainte ? 

Dans cet article, je vous montre comment procéder.

I. Identifiez vos tâches non essentielles

Toutes les tâches ne sont pas égales face à la délégation. 

• Listez toutes vos tâches quotidiennes et hebdomadaires.

• Identifiez les tâches répétitives et chronophages comme la gestion des factures, les e-mails ou la planification de rendez-vous, celles qui ne sont pas directement liées à la croissance de votre activité

• Évaluez celles qui n’ont pas besoin de votre intervention directe ou qui pourraient être mieux réalisées par quelqu’un d’autre.

  
  

II. Choisissez la bonne personne ou le bon service

Une fois les tâches identifiées, il faut choisir un professionnel fiable et compétent, à qui vous allez les déléguer.

Listez les compétences, les qualifications dont vous avez besoin.

Demandez des références, consulter des avis clients...

Estimez la charge de travail que ces tâches représentent, afin de définir le nombre d’heures nécessaires par semaine ou par mois pour votre futur(e) prestataire.

Prenez le temps d'échanger avec votre collaborateur, il est essentiel que le courant passe bien puisque vous allez être amenés à échanger régulièrement.

Si vous n’avez encore jamais fait appel à un prestataire externe, vous pouvez commencer par lui confier quelques tâches pouvant être déléguées facilement. Vous prendrez ainsi confiance et apprendrez à travailler progressivement avec lui.

L’accomplissement des tâches administratives requiert du temps et de l’expertise. Trouvez un professionnel fiable et compétent pour déléguer. Une assistante administrative indépendante, par exemple, peut gérer une multitude de tâches sans que vous ayez à vous en soucier.

III. Acceptez de perdre un peu de contrôle et de lâcher prise

Déléguer, c’est aussi accepter que la tâche soit faite de manière différente de la vôtre. Il est important de faire confiance à la personne à qui vous confiez ces tâches.

Déléguer n’est pas un aveu de faiblesse, mais une stratégie payante pour vous focaliser sur la croissance de votre entreprise.

Rappelez-vous que votre temps est limité et précieux.

IV. Organisez une transition fluide 

Assurez-vous que la personne qui reprend vos tâches ait toutes les informations nécessaires pour les accomplir sans accroc. 

Mettre en place des processus clairs est essentiel pour assurer une délégation fluide et efficace :

• Communiquez clairement vos attentes et vos responsabilités : Exposez les objectifs, les délais et le rendu attendu.

• Fournissez des instructions détaillées : Plus la personne aura de clarté sur ses responsabilités, mieux elle pourra répondre à vos besoins.

• Prenez également note des demandes de votre prestataire et veillez à les respecter.

• Prévoyez un suivi : Réalisez des points réguliers pour ajuster les exigences si nécessaire, discuter de potentielles difficultés, répondre à des questions...

Vous déléguez, certes, mais il ne s'agit pas de se débarrasser purement et simplement d'une tâche et de ne plus s'en préoccuper. Restez ouvert et disponible tout au long de l'exécution de la tâche.  

V. Arrêtez de culpabiliser

Vous pouvez ressentir de la culpabilité à l'idée de devoir déléguer et c'est normal. Peur de paraître incompétent(e), peur que la tâche ne soit pas faite à votre manière, se sentir obligé(e) d'assumer toutes les tâches liées à votre entreprise.

Reconnaître ces sentiments est une première étape essentielle pour les surmonter.

En réalité, vous êtes tout à fait capable d'assurer ces missions. Mais en acceptant de déléguer certaines tâches, vous libérez non seulement du temps, mais vous optimisez également votre efficacité et vous vous libérez de votre charge mentale. 

En définitive, déléguer vos tâches administratives est une décision stratégique qui peut transformer votre quotidien. En suivant ces étapes, vous pourrez le faire avec confiance et sans culpabilité.

Rappelez-vous : la délégation est un outil puissant pour gagner en liberté, en productivité et en qualité de vie. Alors, qu’attendez-vous pour franchir le pas ?

Si vous avez besoin d’un coup de main pour gérer vos tâches administratives, contactez-moi et faisons équipe !